Офисный переезд в Киеве

Офисный переезд в Киеве — достаточно распространенное явление. Ежедневно в новый офис в столице переезжают сотни компаний. При этом многие из них сталкиваются с трудностями и проблемами, пытаясь организовать переезд самостоятельно. Часто это приводит не только к потере времени и денег, но и к порче дорогостоящего имущества.

Именно поэтому так важно доверить переезд офиса профессионалам — мувинговым компаниям с богатым опытом и подтвержденной репутацией. Такие службы берут на себя полную ответственность за весь процесс, начиная от планирования и упаковки, заканчивая транспортировкой и расстановкой мебели на новом месте.

Помимо решения организационных вопросов, опытные муверы помогут спланировать переезд таким образом, чтобы минимизировать простои в работе офиса, а сотрудники смогли как можно быстрее приступить к работе. Это позволит Вам избежать лишнего стресса и сконцентрироваться на развитии бизнеса.

Какие бывают виды офисного переезда?

В зависимости от размера компании и количества сотрудников, можно выделить несколько основных видов офисного переезда:

• Малый. Идеально подходит для небольших стартапов, где количество сотрудников не превышает 5 человек. В таких офисах обычно немного мебели — несколько столов, стульев, один-два шкафа и оргтехника. Весь остальной груз — личные вещи сотрудников и офисная техника. Для осуществления малого переезда достаточно арендовать микроавтобус грузоподъемностью до 1,5 тонн. Процесс занимает, как правило, не более одного дня и по стоимости может быть сопоставим с переездом небольшой квартиры.
• Средний. Актуален для фирм, где работает от 5 до 10 сотрудников. Помимо личных вещей и компьютерной техники, в офисе присутствует более габаритная мебель — шкафы для хранения документов, стойка ресепшн, столы для переговоров, гардероб. Для перевозки потребуется транспорт с большей вместимостью и длиной кузова, например, автомобиль типа «ГАЗель» или его аналоги. В зависимости от объема вещей, может понадобиться несколько рейсов.
• Большой. Его обычно заказывают компании, где количество сотрудников превышает 10 человек. В таких случаях перевозится значительный объем имущества — крупногабаритная офисная мебель и большое количество техники (сервера, компьютеры, принтеры и т.д.). Для транспортировки может потребоваться грузовой автомобиль грузоподъемностью до 5 тонн или несколько рейсов на фургонах меньшей вместимости. Часто применяется схема, когда после доставки первой партии груза одна группа грузчиков начинает разгрузку на новом месте, а другая отправляется за оставшимся имуществом.

Что включает услуга по переезду офиса?

Комплексная организация офисного переезда «под ключ» включает в себя гораздо больше, чем просто транспортировку вещей из одного помещения в другое. Обычно услуга включает:

1. Предварительную оценку стоимости и объемов работ. Представитель мувинговой службы выезжает на объект для детальной оценки масштаба и сложности предстоящей перевозки. Менеджер изучает особенности здания — график работы бизнес-центра, наличие грузового лифта и парковочных мест. Это позволяет определить оптимальное время для проведения переезда, подобрать необходимые упаковочные материалы и выбрать подходящий грузовой автомобиль.
2. Упаковку имущества. В назначенный день муверы приезжают в офис с полным комплектом упаковочных материалов (коробки из гофрированного картона, воздушно-пузырьковая пленка, стрейч, скотч). Они помогают персоналу офиса упаковать личные вещи, документы из архива и прочее имущество в коробки, которые затем маркируются и подписываются. Это существенно облегчает процесс последующей распаковки.
3. Демонтаж мебели. Если услуга офисного переезда предоставляется «под ключ», клиенту не нужно беспокоиться о наличии инструментов для разборки мебели. Опытные специалисты аккуратно демонтируют шкафы, столы и прочую мебель, надежно запакуют их и подготовят к транспортировке.
4. Погрузочно-разгрузочные работы. Команда профессиональных грузчиков обеспечит загрузку мебели и коробок в транспортное средство, а опытные такелажники перенесут сейф. Для ускорения и облегчения процесса могут применяться ремни, роклы и гидравлические тележки.
5. Расстановка в новом офисе. Благодаря предварительной маркировке и нумерации коробок и деталей мебели, грузчики быстро распределяют их по соответствующим кабинетам и зонам. Это позволяет существенно сократить время, необходимое для обустройства на новом месте и возобновления полноценной работы после грузоперевозки.

Когда лучше заказать офисный переезд с грузчиками?

В большинстве случаев наиболее разумным решением будет заказать переезд офиса в Киеве у транспортной компании, а не пытаться справиться своими силами. Наиболее часто обращаются за такой услугой в таких случаях:

• Расширение компании. По мере роста бизнеса и увеличения штата, имеющееся помещение может стать слишком тесным для организации эффективной работы. В таких случаях владельцы бизнеса часто принимают решение о переезде в более просторный офис, способный вместить всех сотрудников и обеспечить комфортные условия труда. Это позволяет не только повысить производительность, но и создать возможности для дальнейшего развития.
• Выход на новый рынок. Для тех, кто планирует расширение своей деятельности, открытие дополнительного офиса за пределами Киева может стать необходимым шагом. Перевод части сотрудников в новое представительство позволяет наладить более тесные связи с местными клиентами и партнерами, что способствует успешному продвижению бизнеса в новом регионе.
• Изменение условий аренды. Нередко владельцы бизнес-центров принимают решение о повышении арендных ставок, что может существенно увеличить расходы. В таких ситуациях переезд — разумное решение для оптимизации затрат.
• Оптимизация рабочего пространства. Удаленная работа становится все более популярной по всему миру, в связи с чем многие работодатели пересматривают размеры арендуемых площадей. Если значительная часть сотрудников переходит на дистанционный формат работы, компания может сократить расходы на аренду, переехав в меньшее по размеру помещение.
• Покупка офиса в собственность. Если компания приобретает свое помещение, это позволяет не только избавиться от необходимости регулярных арендных платежей, но и создает дополнительные возможности для развития бизнеса. Продолжать оплачивать аренду в другом месте становится нерационально.

Как подойти к организации переезда офиса?

Чтобы грузоперевозка прошла максимально гладко и эффективно, перед тем, как заказать офисный переезд, необходимо заранее продумать все детали и распределить обязанности между сотрудниками и привлеченными специалистами. Для этого:

1. Назначьте ответственных лиц. Выберите сотрудника, который будет руководить процессом и координировать действия всех участников. Назначьте также ответственных за отдельные участки работы — упаковку документов, маркировку коробок, организацию транспорта и т.д. Это позволит избежать путаницы и обеспечит слаженность действий.
2. Составьте детальный план. Определите, какие задачи будут выполняться силами сотрудников, а для каких потребуется привлечение профессионалов. Оцените объем работ и составьте график их выполнения. Если переезд предполагается масштабный, разбейте его на несколько этапов, распределив задачи на 2-3 дня — это поможет избежать спешки и не допустить материальных потерь в процессе.
3. Подготовьте упаковочные материалы. Заблаговременно приобретите коробки в нужном количестве, скотч, пузырчатую пленку, стрейч и гофрированный картон. Это позволит сэкономить бюджет и ускорит процесс перевозки.
4. Организуйте маркировку и учет имущества. Разработайте систему маркировки коробок и предметов мебели, чтобы облегчить их идентификацию и расстановку на новом месте. На каждой коробке укажите ее содержимое, отдел или фамилию владельца.
5. Подготовьте технику. Для безопасной транспортировки мониторов и принтеров используйте оригинальную упаковку. Если она не сохранилась — подойдут и коробки из гофрокартона, однако, образовавшиеся пустоты обязательно заполните сыпучим наполнителем (например, пенопластом).
6. Соберите документы из архива. Для особо ценной документации рассмотрите возможность временного хранения в банковской ячейке. Остальные бумаги рассортируйте по папкам. Если среди них есть ненужные и устаревшие — их лучше просто выбросить, чтобы не занимать место в машине.
7. Подготовьте новый офис. Проследите, чтобы там была проведена уборка, подключены необходимые коммуникации. Заранее подготовьте план расстановки. Это позволит грузчикам быстро разместить все предметы по местам, сведя к минимуму необходимость последующих перестановок.
8. Выбирайте оптимальную дату для грузоперевозки. Учитывайте графика работы сотрудников — ведь их придется освободить от текущих обязанностей на необходимый период.

А чтобы не заниматься организационным процессом самостоятельно, проще привлечь профессионалов и заказать переезд офиса с грузчиками «под ключ» в надежной мувинговой компании.

Какие особенности нужно знать при перевозке офиса?

• Если при квартирном переезде скорость проведения работ ни на что особо не влияет, при перевозке офиса каждый час простоя может обернуться значительными финансовыми потерями для бизнеса. Чем быстрее будет осуществлен переезд, тем скорее сотрудники смогут вернуться к полноценной работе.
• Чтобы переезд прошел без проблем, крайне важно заблаговременно решить все организационные вопросы. Уточните график работы нового офисного здания, согласуйте, в какое время разрешен въезд грузового транспорта на территорию, а также выберите и забронируйте подходящее место для парковки. Задержки, связанные с решением этих вопросов непосредственно в день переезда, могут существенно затянуть процесс и привести к дополнительным издержкам.
• Офисная техника часто имеет высокую стоимость. Кроме того, в памяти компьютеров, серверов и ноутбуков могут храниться критически важные для работы компании данные. Поэтому, перед тем, как заказать услуги по перевозке офиса обязательно уделите должное внимание надежной упаковке этих устройств. Промаркируйте коробки с хрупким содержимым и проследите, чтобы они были надежно закреплены в кузове автомобиля.
• Работа с ценными документами. Наиболее важная документация обычно хранится в сейфах и несгораемых шкафах, что усложняет транспортировку. Это тяжеловесные грузы, требующие от грузчиков должной сноровки и наличия такелажного оборудования. Если сейф отсутствует, важно правильно упаковать документы — используйте качественные коробки, а саму документацию дополнительно заверните в пленку.
• Не пытайтесь уложиться в сутки при большом объеме имущества. Спешка может привести к поломкам техники, потере документов и общей неразберихе. Оптимально предусмотреть на переезд до 2-3 рабочих дней.
• Заблаговременно подготовьте новый офис. Продумайте, где станут столы, шкафы, техника. Можно начертить план расстановки и повесить на видном месте. Так грузчики точно поймут, куда нести вещи. Это существенно ускорит процесс.
• Предупредите сотрудников о датах переезда минимум за неделю. Лучше всего освободить их от текущих задач на этот период, ведь полноценно работать все равно не получится. А на новом месте наверняка понадобится время для наведения порядка на рабочих местах. Идеальный вариант — организовать переезд на выходных.

От чего зависит стоимость офисного переезда?

Цена переезда офиса по Киеву складывается из нескольких факторов, которые необходимо учитывать при планировании бюджета и выборе мувинговой компании:

1. Объем и характер груза. Чем больше мебели, техники и других предметов нужно перевезти, тем выше будет итоговая стоимость офисного переезда. При этом необходимо учитывать не только объем, но и специфику груза. Например, перевозка тяжеловесных или крупногабаритных предметов (сейфа или серверной стойки), может потребовать использования специальных приспособлений и повлечь дополнительные расходы.
2. Дальность перевозки. Расстояние между старым и новым офисом также влияет на конечный тариф. Чем дальше необходимо перевезти имущество, тем больше времени и топлива потребуется.
3. Необходимость упаковки. Вы можете выделить дополнительный бюджет на упаковочные работы или попросить сотрудников самостоятельно упаковать свои личные вещи, чтобы сэкономить.
4. Разборка и сборка мебели. При наличии в помещении габаритной офисной мебели (шкафов, стеллажей или столов для переговоров) ее лучше предварительно демонтировать, чтобы сэкономить место в кузове авто. Это также повлечет дополнительные расходы.
5. Услуги бригады грузчиков. Хотя сотрудники офиса могут самостоятельно переносить свои вещи, привлечение специалистов существенно ускорит процесс и обеспечит безопасность людей и имущества. Услуги грузчиков обычно тарифицируются почасово, а при отсутствии грузового лифта в здании может взиматься дополнительная плата за подъем на нужный этаж по лестнице.
6. Дополнительные задачи. В перечень услуг мувинговой службы также входит временное хранение имущества, вывоз и утилизация ненужной мебели, установка и подключение офисной техники на новом месте. Включение этих опций в перечень работ повлияет на итоговую смету.

• ‍✅ Можно ли заказать переезд офиса с оплатой по безналу с НДС?

  Да, мы работаем с юридическими лицами любой формы собственности и принимаем оплату по безналичному расчету с НДС. Для ознакомления с нашими условиями сотрудничества запросите у менеджера типовой договор на услуги переезда. В зависимости от объема предстоящих работ, возможна как полная предоплата, так и оплата по факту после завершения переезда. В день переезда привозим закрывающие документы ― акт выполненных работ и счет-фактуру.

• ‍✅ Как я могу узнать стоимость организации офисного переезда?

  Для точного расчета сметы мы направляем к Вам нашего специалиста. Он произведет замеры габаритов мебели и техники, оценит состояние и особенности помещений, лестниц, лифтов. В результате Вы получите смету, точность которой приближается к 100%.

• ‍✅ На сколько заранее лучше заказать услуги офисного переезда?

  Мы рекомендуем обращаться к нам минимум за 48 часов для небольших офисов и за 5-7 рабочих дней для офисов большой площади. Мы понимаем, что обстоятельства бывают разными. Потому при необходимости можем организовать переезд и в сжатые сроки, вплоть до следующего дня после заказа. Просто позвоните нам, и мы найдем решение.

• ✅ Возможно ли осуществить переезд в нерабочее время или на выходных?

  Да, мы часто организуем переезды в вечернее время или выходные. График переезда составляется индивидуально, потому Вы можете оставаться уверены, что весь процесс переезда будет организован в нужное время.

• ✅ Входят ли в цену услуг упаковочные материалы?

  Расходные материалы (коробки, стрейч-пленка, скотч и прочее) не входят в стандартные тарифы и рассчитываются отдельно. Заранее точно спрогнозировать необходимое количество упаковки сложно, ведь каждый переезд индивидуален. При этом, Вы можете либо заказать у нас полный комплект сопутствующих материалов, либо приобрести их самостоятельно.

• ✅ Сколько времени может занять перевозка офиса по Киеву?

  В среднем на переезд небольшого офиса до 50 м² требуется 3-5 часов. Но итоговая продолжительность перевозки зависит от ряда факторов: количества мебели и техники, расстояния между офисами, этажности, наличия лифта. Для больших офисов мы можем сначала перевезти самые важные отделы, чтобы оперативно запустить их работу на новом месте, а затем переместить остальные подразделения.