Офісний переїзд у Києві

Офісний переїзд у Києві — досить поширене явище. Щодня у новий офіс у столиці переїжджають сотні компаній. При цьому багато хто з них натрапляє на труднощі та проблеми, намагаючись організувати переїзд самостійно. Часто це призводить не тільки до втрати часу та грошей, але й до псування дорогого майна.

Саме тому так важливо довірити переїзд офісу професіоналам — мувінговим компаніям з багатим досвідом та підтвердженою репутацією. Такі служби беруть на себе повну відповідальність за весь процес, починаючи від планування та пакування, закінчуючи транспортуванням та розміщенням меблів на новому місці.

Окрім вирішення організаційних питань, досвідчені мувери допоможуть спланувати переїзд таким чином, щоб мінімізувати простої в роботі офісу, а співробітники змогли якнайшвидше розпочати роботу. Це дозволить Вам уникнути зайвого стресу та сконцентруватися на розвитку бізнесу.

Які види офісного переїзду бувають?

Залежно від розміру компанії та кількості співробітників, можна виділити декілька основних видів офісного переїзду:

• Малий. Ідеально підходить для невеликих стартапів, де кількість працівників не перевищує 5 осіб. У таких офісах зазвичай трохи меблів — кілька столів, стільців, одна-дві шафи та оргтехніка. Вся решта вантажу — особисті речі співробітників та офісна техніка. Для малого переїзду достатньо орендувати мікроавтобус вантажопідйомністю до 1,5 тонн. Процес займає, як правило, не більше одного дня і за вартістю може бути порівнянний із переїздом невеликої квартири.
• Середній. Актуальний для фірм, де працює від 5 до 10 працівників. Крім особистих речей та комп'ютерної техніки, в офісі присутні габаритніші меблі — шафи для зберігання документів, стійка ресепшн, столи для переговорів, гардероб. Для перевезення потрібен транспорт з більшою місткістю та довжиною кузова, наприклад, автомобіль типу «ГАЗель» або його аналоги. Залежно від обсягу речей може знадобитися кілька рейсів.
• Великий. Його зазвичай замовляють компанії, де кількість працівників перевищує 10 осіб. У таких випадках перевозиться значний обсяг майна — великогабаритні офісні меблі та велика кількість техніки (сервера, комп'ютери, принтери тощо). Для транспортування може знадобитися вантажний автомобіль вантажністю до 5 тонн або кілька рейсів на фургонах меншої місткості. Часто застосовується схема, коли після доставки першої партії вантажу одна група вантажників починає розвантаження на новому місці, а інша відправляється за майном, що залишилося.

Що включає послугу з переїзду офісу?

Комплексна організація офісного переїзду «під ключ» включає набагато більше, ніж просто транспортування речей з одного приміщення в інше. Зазвичай послуга включає:

1. Попередню оцінку вартості та обсягів робіт. Представник мувінгової служби виїжджає на об'єкт для детальної оцінки масштабу та складності майбутнього перевезення. Менеджер вивчає особливості будівлі — графік роботи бізнес-центру, наявність вантажного ліфта та місць для паркування. Це дозволяє визначити оптимальний час для проведення переїзду, підібрати необхідні пакувальні матеріали та вибрати відповідний вантажний автомобіль.
2. Упаковку майна. У призначений день мувери приїжджають в офіс з повним комплектом пакувальних матеріалів (коробки з гофрованого картону, повітряно-бульбашкова плівка, стрейч, скотч). Вони допомагають персоналу офісу запакувати особисті речі, документи з архіву та інше майно в коробки, які потім маркуються та підписуються. Це суттєво полегшує процес наступного розпакування.
3. Демонтаж меблів. Якщо послуга офісного переїзду надається "під ключ", клієнту не потрібно турбуватися про наявність інструментів для розбирання меблів. Досвідчені фахівці акуратно демонтують шафи, столи та інші меблі, надійно запакують їх та підготують до транспортування.
4. Навантажувально-розвантажувальні роботи. Команда професійних вантажників забезпечить завантаження меблів та коробок у транспортний засіб, а досвідчені такелажники перенесуть сейф. Для прискорення та полегшення процесу можуть застосовуватися ремені, рокли та гідравлічні візки.
5. Розташування в новому офісі. Завдяки попередньому маркуванню та нумерації коробок та деталей меблів, вантажники швидко розподіляють їх за відповідними кабінетами та зонами. Це дозволяє суттєво скоротити час, необхідний для облаштування на новому місці та відновлення повноцінної роботи після вантажоперевезення.

Коли краще замовити офісний переїзд із вантажниками?

У більшості випадків найбільш розумним рішенням буде замовити переїзд офісу у Києві у транспортної компанії, а не намагатися впоратися самотужки. Найчастіше звертаються за такою послугою у таких випадках:

• Розширення компанії. У міру зростання бізнесу та збільшення штату наявне приміщення може стати занадто тісним для організації ефективної роботи. У таких випадках власники бізнесу часто приймають рішення про переїзд до більш просторого офісу, здатного вмістити всіх співробітників та забезпечити комфортні умови праці. Це дозволяє не лише підвищити продуктивність, а й створити можливості для подальшого розвитку.
• Вихід на новий ринок. Для тих, хто планує розширити свою діяльність, відкриття додаткового офісу за межами Києва може стати необхідним кроком. Переведення частини співробітників у нове представництво дозволяє налагодити тісніші зв'язки з місцевими клієнтами та партнерами, що сприяє успішному просуванню бізнесу в новому регіоні.
• Зміна умов оренди. Нерідко власники бізнес-центрів ухвалюють рішення про підвищення орендних ставок, що може суттєво збільшити витрати. У таких ситуаціях переїзд є розумним рішенням для оптимізації витрат.
• Оптимізація робочого простору. Віддалена робота стає все більш популярною по всьому світу, у зв'язку з чим багато роботодавців переглядають розміри площ, що орендуються. Якщо значна частина працівників переходить на дистанційний формат роботи, компанія може скоротити витрати на оренду, переїхавши до меншого за розміром приміщення.
• Покупка офісу у власність. Якщо компанія придбаває своє приміщення, це дозволяє не лише позбутися необхідності регулярних орендних платежів, а й створює додаткові можливості для розвитку бізнесу. Продовжувати оплачувати оренду в іншому місці стає нераціонально.

Як підійти до організації переїзду офісу?

Щоб вантажоперевезення пройшло максимально гладко та ефективно, перед тим, як замовити офісний переїзд, необхідно заздалегідь продумати всі деталі та розподілити обов'язки між співробітниками та залученими фахівцями. Для цього:

1. Призначте відповідальних осіб. Виберіть співробітника, який керуватиме процесом та координуватиме дії всіх учасників. Призначте відповідальних за окремі ділянки роботи — упаковку документів, маркування коробок, організацію транспорту тощо. Це дозволить уникнути плутанини та забезпечить злагодженість дій.
2. Складіть детальний план. Визначте, які завдання виконуватимуться силами співробітників, а для яких потрібно залучення професіоналів. Оцініть обсяг робіт та складіть графік їх виконання. Якщо переїзд передбачається масштабний, розбийте його на кілька етапів, розподіливши завдання на 2-3 дні — це допоможе уникнути поспіху та не допустити матеріальних збитків у процесі.
3. Підготуйте пакувальні матеріали. Заздалегідь придбайте коробки в потрібній кількості, скотч, пухирчасту плівку, стрейч та гофрований картон. Це дозволить заощадити бюджет та прискорить процес перевезення.
4. Організуйте маркування та облік майна. Розробіть систему маркування коробок та предметів меблів, щоб полегшити їхню ідентифікацію та розміщення на новому місці. На кожній коробці вкажіть її вміст, відділ чи прізвище власника.
5. Підготуйте техніку. Для безпечного транспортування моніторів та принтерів використовуйте оригінальну упаковку. Якщо вона не збереглася — підійдуть і коробки з гофрокартону, проте порожнечі, що утворилися, обов'язково заповніть сипучим наповнювачем (наприклад, пінопластом).
6. Зберіть документи з архіву. Для особливо цінної документації розгляньте можливість тимчасового зберігання у банківському осередку. Інші папери розсортуйте за папками. Якщо серед них є непотрібні та застарілі, їх краще просто викинути, щоб не займати місце в машині.
7. Підготуйте новий офіс. Прослідкуйте, щоб там було проведено прибирання, підключено необхідні комунікації. Заздалегідь підготуйте план розміщення. Це дозволить вантажникам швидко розмістити всі предмети на місця, звівши до мінімуму необхідність подальших перестановок.
8. Вибирайте оптимальну дату для перевезення. Враховуйте графік роботи співробітників — адже їх доведеться звільнити від поточних обов'язків на необхідний період.

А щоб не займатися організаційним процесом самостійно, простіше залучити професіоналів та замовити переїзд офісу з вантажниками «під ключ» до надійної мувінгової компанії.

Які особливості потрібно знати під час перевезення офісу?

• Якщо при квартирному переїзді швидкість проведення робіт ні на що особливо не впливає, при перевезенні офісу щогодини простою може спричинити значні фінансові втрати для бізнесу. Чим швидше буде здійснено переїзд, тим швидше співробітники зможуть повернутись до повноцінної роботи.
• Щоб переїзд пройшов без проблем, дуже важливо заздалегідь вирішити усі організаційні питання. Уточніть графік роботи нової офісної будівлі, погодьте, в який час дозволено в'їзд вантажного транспорту на територію, а також виберіть та забронюйте місце для паркування. Затримки, пов'язані з вирішенням цих питань безпосередньо в день переїзду, можуть суттєво затягнути процес та призвести до додаткових витрат.
• Офісна техніка часто має високу вартість. Крім того, в пам'яті комп'ютерів, серверів та ноутбуків можуть зберігатися критично важливі для роботи компанії дані. Тому, перед тим, як замовити послуги з перевезення офісу, обов'язково приділіть належну увагу надійній упаковці цих пристроїв. Промаркуйте коробки з крихким вмістом та простежте, щоб вони були надійно закріплені в кузові автомобіля.
• Робота з цінними документами. Найбільш важлива документація зазвичай зберігається в сейфах і вогнетривких шафах, що ускладнює транспортування. Це важкі вантажі, що вимагають від вантажників належної вправності та наявності такелажного обладнання. Якщо сейф відсутній, важливо правильно упаковати документи — використовуйте якісні коробки, а документацію додатково загорніть у плівку.
• Не намагайтеся вкластися в добу при великому обсязі майна. Поспіх може призвести до поломок техніки, втрати документів і загальної плутанини. Оптимально передбачити на переїзд до 2-3 робочих днів.
• Заздалегідь підготуйте новий офіс. Продумайте, де будуть стояти столи, шафи, техніка. Можна намалювати план розміщення і повісити на видному місці. Так вантажники точно зрозуміють, куди нести речі. Це істотно прискорить процес.
• Попередьте співробітників про дати переїзду мінімум за тиждень. Найкраще звільнити їх від поточних завдань на цей період, адже повноцінно працювати все одно не вийде. А на новому місці напевно знадобиться час для наведення порядку на робочих місцях. Ідеальний варіант — організувати переїзд на вихідних.

Від чого залежить вартість офісного переїзду?

Ціна переїзду офісу Києвом складається з кількох факторів, які необхідно враховувати при плануванні бюджету та виборі мувінгової компанії:

1. Обсяг та характер вантажу. Чим більше меблів, техніки та інших предметів потрібно перевезти, тим вищою буде підсумкова вартість офісного переїзду. У цьому необхідно враховувати як обсяг, а й специфіку вантажу. Наприклад, перевезення великовагових або великогабаритних предметів (сейфа або серверної стійки) може вимагати використання спеціальних пристроїв і спричинити додаткові витрати.
2. Дальність перевезення. Відстань між старим та новим офісом також впливає на кінцевий тариф. Чим далі необхідно перевезти майно, тим більше часу та палива знадобиться.
3. Необхідність упаковки. Ви можете виділити додатковий бюджет на пакувальні роботи або попросити співробітників самостійно запакувати свої особисті речі, щоб заощадити.
4. Розбирання та збирання меблів. За наявності в приміщенні габаритних офісних меблів (шаф, стелажів або столів для переговорів) їх краще заздалегідь демонтувати, щоб заощадити місце в кузові авто. Це також спричинить додаткові витрати.
5. Послуги бригади вантажників. Хоча співробітники офісу можуть самостійно переносити свої речі, залучення фахівців суттєво прискорить процес та забезпечить безпеку людей та майна. Послуги вантажників зазвичай тарифікуються погодинно, а за відсутності вантажного ліфта в будівлі може стягуватися додаткова плата за підйом на потрібний поверх сходами.
6. Додаткові завдання. До переліку послуг мувінгової служби також входить тимчасове зберігання майна, вивезення та утилізація непотрібних меблів, встановлення та підключення офісної техніки на новому місці. Включення цих опцій до переліку робіт вплине на підсумковий кошторис.

• ‍✅ Чи можна замовити переїзд офісу з оплатою безготівково з ПДВ?

  Так, ми працюємо з юридичними особами будь-якої форми власності і приймаємо оплату за безготівковим розрахунком з ПДВ. Для ознайомлення з нашими умовами співпраці запросіть у менеджера типовий договір на послуги переїзду. Залежно від обсягу майбутніх робіт, можлива як повна передоплата, так і оплата за фактом після завершення переїзду. У день переїзду привозимо документи, що закривають угоду ― акт виконаних робіт і рахунок-фактуру.

• ‍✅ Як я можу дізнатися вартість організації офісного переїзду?

  Для точного розрахунку кошторису ми направляємо до Вас нашого фахівця. Він зробить виміри габаритів меблів і техніки, оцінить стан і особливості приміщень, сходів, ліфтів. В результаті Ви отримаєте кошторис, точність якого наближається до 100%.

• ‍✅ На скільки заздалегідь краще замовити послуги офісного переїзду?

  Ми рекомендуємо звертатися до нас мінімум за 48 годин для невеликих офісів і за 5-7 робочих днів для офісів великої площі. Ми розуміємо, що обставини бувають різними. Тому при необхідності можемо організувати переїзд і в стислі терміни, аж до наступного дня після замовлення. Просто зателефонуйте нам, і ми знайдемо рішення.

• ✅ Чи можливо здійснити переїзд у неробочий час або у вихідні?

  Так, ми часто організовуємо переїзди у вечірній час або у вихідні. Графік переїзду складається індивідуально, тому Ви можете бути впевнені, що весь процес переїзду буде організований у потрібний час.

• ✅ Чи входять в ціну послуг пакувальні матеріали?

  Витратні матеріали (коробки, стретч-плівка, скотч тощо) не входять до стандартних тарифів і розраховуються окремо. Заздалегідь точно спрогнозувати необхідну кількість упаковки складно, адже кожен переїзд є індивідуальним. При цьому Ви можете або замовити у нас повний комплект супутніх матеріалів, або придбати їх самостійно.

• ✅ Скільки часу може зайняти перевезення офісу по Києву?

  В середньому на переїзд невеликого офісу до 50 м² потрібно 3-5 годин. Але підсумкова тривалість перевезення залежить від ряду факторів: кількості меблів і техніки, відстані між офісами, поверховості, наявності ліфта. Для великих офісів ми можемо спочатку перевезти найважливіші відділи, щоб оперативно запустити їх роботу на новому місці, а потім перемістити інші підрозділи.